Comment ? En utilisant le calendrier Outlook
- Avant l’envoi de l’invitation à la réunion, l’organisateur doit cliquer à droite sur « Salles », il aura le choix entre « Conf-Call-1 », « Conf-Call-2 » ,« Conf-Call-3 », « Conf-Call-4 » ou « Conf-Call-5 ».
- Attention : avant d’envoyer l’invitation, l’organisateur utilisera l’ « Assistant Planification » pour vérifier la disponibilité des collaborateurs à inviter tout d’abord (s’il s’agit d’une conférence interne au CSF) et du créneau d’une des salles « Conf-call ».
- Si le créneau est disponible, il peut envoyer l’invitation. L’organisateur (et uniquement l’organisateur) recevra la confirmation par mail de la réunion planifiée, précisant le N° de conférence à appeler, le code organisateur et le code participant.
- Si le créneau n’est pas disponible pour l’une des salles, il pourra tenter sa chance et vérifier sur les 4 autres salles.
Important :
Les participants ne recevront JAMAIS ni le N° à appeler, ni le code participant. L’organisateur devra systématiquement adresser un mail de confirmation précisant le N° d’appel et le code participant.
En aucun cas, Il ne devra envoyer le code organisateur.
Si vous appelez d’une ligne fixe du siège et d’une agence, n’oubliez pas d’appuyer sur la touche * pour passer en fréquence vocale avant de saisir le code organisateur ou le code participant. D’une Smartphone cette action n’est pas nécessaire.
Impératif :
respectez les horaires si vous ne voulez pas
qu’un intrus se joigne à votre conférence.
