Conformité
Vigilance sur les zones de commentaires libres et les blocs-notes
La zone de commentaire 
libre est un point de faiblesse majeure si l’on n’y prend pas garde.
Le RGPD (le Règlement Général sur la Protection des Données) encadre strictement la manière dont nous traitons les informations personnelles. L’utilisation des zones commentaire libres dites également « zones bloc-notes » est une pratique courante au sein du CSF (GADE, HORIZON, CIFACIL, J’@ssure, etc..). Elle permet par exemple d’assurer le suivi d’un dossier client ou de personnaliser la relation commerciale. Néanmoins, son usage comporte des risques au regard de la vie privée. Vous devez rester :
- Rester objectif
Le langage et le jugement de valeur : toute appréciation subjective, jugement de valeur, insulte ou langage non professionnel est considéré comme un traitement illicite (non loyal) et porte atteinte à la personne.
- Rester pertinent
Le principe de minimisation et pertinence : les informations saisies doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des raisons motivant la collecte.
- Rester discret
Les données sensibles : interdiction absolue. C’est la violation la plus grave. Les données sensibles sont interdites de traitement (sauf exceptions très encadrées, nécessitant le consentement explicite et une finalité spécifique, ce qui n’est généralement pas le cas dans le CRM).
- Rester conforme
Penser au droit d’accès : le client a le droit de lire ce que vous écrivez à son sujet (art.15 du RGPD). Si un client en fait la demande, nous devons lui fournir une copie de toutes les données personnelles le concernant, y compris le contenu intégral des blocs-notes et commentaires libres.
Si vous avez des doutes sur les éléments à noter dans les zones de commentaires, nous restons à votre disposition !